SECTEUR: Architecture et Design d'intérieur
DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE:
Depuis plus de 20 ans, Index-Design est une référence incontournable dans les milieux de l'architecture, du design et de la construction au Québec. À travers sa plateforme de contenus, ses publications, ses événements et la Semaine Design de Montréal, Index-Design rassemble et mobilise une communauté de professionnels et passionnés, tout en mettant en valeur l'excellence du design d'ici et d'ailleurs.
Dans un contexte de croissance et de développement de ses événements, Index-Design est à la recherche d'un·e Responsable de la production événementielle rigoureux·se, autonome et reconnu·e pour son excellente capacité d'organisation afin d'assurer la planification, la coordination et la réalisation de ses principaux événements, notamment la Semaine Design de Montréal et son Salon.
DATE D'ENTREE EN POSTE: dès que possible
FONCTIONS, TACHES ET RESPONSABILITES:
Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste est responsable de la planification, de la production et de la coordination opérationnelle de la Semaine Design de Montréal, du Salon Index-Design ainsi que des autres événements de l'organisation. Véritable chef d'orchestre des opérations, elle assure la coordination des fournisseurs, supervise la logistique et veille au respect des échéanciers et des budgets.
En collaboration étroite avec l'équipe interne et la firme de production déléguée, elle assure une coordination fluide des opérations et accompagne les clients, exposants, conférenciers et partenaires afin de garantir une expérience de grande qualité.
Supervision opérationnelle
Encadrer le mandat de l'agence de production et des équipes (audiovisuel, fabrication, montage et démontage, fabrication), afin d'assurer la qualité des opérations et l'expérience des visiteurs lors des événements de la Semaine Design.
Superviser la production technique des événements signés Index-Design tout au long de l'année en collaboration avec l’Adjointe stratégique, expérience clients.
Coordonner les opérations avec les adresses participantes à la Semaine Design de Montréal.
Planification et coordination événementielle
Élaborer et assurer le suivi du calendrier de production et des échéanciers des événements, avec les fournisseurs impliqués.
Coordonner l'ensemble des opérations de la Semaine Design de Montréal et du Salon.
Planifier les besoins logistiques, techniques et opérationnels de chaque événement.
Anticiper les enjeux et proposer des solutions efficaces afin d'assurer le bon déroulement des projets, de protéger les échéanciers.
Assurer le respect des budgets, des échéanciers et des standards de qualité.
Accompagnement des clients et exposants
Accompagner exposants et clients avant leur événement.
Travailler en étroite collaboration avec l'Adjointe stratégique afin d'assurer une prise en charge efficace des clients et des exposants.
Veiller à ce que exposants suivent le guide scénographique.
Veiller à ce que les besoins des exposants soient bien intégrés à la planification opérationnelle.
Assurer le suivi des demandes particulières jusqu'à leur réalisation.
Opérations en amont et terrain
Mettre en place le système de billetterie et ses promotions, suivre les résultats et accompagner les exposants à l’usage de la plateforme avant l'événement.
Coordonner les communications opérationnelles avec les adresses participantes à la Semaine Design de Montréal :
Envoi de matériel graphique (autocollant de vitrine, kit numérique avec logo)
Mise en ligne de logos et information des clients sur le site officiel de la Semaine Design, en collaboration avec une personne de l’équipe
Référent pour les montages, les démontages et les opérations sur les différents sites.
Faire les suivis avec les conférenciers et intervenants des programmes.
Coordonner les équipes techniques et les fournisseurs sur place.
Veiller au bon déroulement des conférences, des installations et des expériences des visiteurs.
Intervenir rapidement lors d'imprévus afin d'assurer une expérience fluide pour les exposants, partenaires et visiteurs.
Gestion des fournisseurs
Agir comme principal point de contact auprès des fournisseurs et partenaires de production (scénographie, audiovisuel, installations immersives, billetterie, mobilier, signalétique, etc.).
Coordonner les appels de services, les livraisons, les installations et les démontages.
Assurer le suivi des mandats, des devis et des livrables.
Maintenir des relations de collaboration durables avec les différents partenaires.
Point de contact et recrutement expérience hospitalité, alimentation et boisson.
Recrutement et briefing du staff de terrain et bénévoles à l’occasion.
Gestion budgétaire
Assurer le suivi des budgets de production.
Contrôler les dépenses liées aux opérations.
Optimiser les coûts tout en maintenant un haut niveau de qualité.
Gestion documentaire
Produire et maintenir à jour la documentation opérationnelle (plans de production, cahiers techniques, listes de contrôle, etc.).
Préparer les plans d'implantation avec les partenaires.
Préparer les déroulés (« run of show »).
Assurer la mise à jour des documents de production.
Amélioration continue
Participer à l'optimisation des processus, des outils et des méthodes de travail.
Contribuer aux bilans post événement et recommander des pistes d'amélioration pour les éditions futures.
PROFIL, COMPETENCES ET QUALIFICATIONS:
Vous êtes un·e professionnel·le chevronné·e de la production événementielle d’envergure et gestion de projets, avec une solide expérience dans la gestion de salons et d’activations marketing. Organisé·e, rigoureux·se, autonome et créatif·ve, vous savez faire le lien entre les équipes, anticiper les interdépendances entre les différents volets d'un projet, transformer une vision en une réalisation fluide sur le terrain, tout en protégeant les budgets et les échéanciers.
Vous aimez autant bâtir des expériences que des relations durables. Vous êtes motivé·e par des projets créatifs qui réunissent les milieux du design et de l'architecture, où chaque édition est l'occasion d'innover.
Vous travaillerez en étroite collaboration avec :
Direction, Index-Design
Adjointe stratégique expérience client
Clients et partenaires
Firme de scénographie pour le salon au Grand Quai
Firme de logistique et production pour le salon au Grand Quai notamment
Conférenciers, intervenants et animateurs
Responsables communication et design graphique (interne, + agences)
Autres fournisseurs recrutés pour la réalisation des projets
Vous jouerez un rôle de premier plan dans la mise en œuvre logistique des événements satellites suivants, destinés aux professionnels :
Déjeuner d’affaires et points presse
Journée de conférences
Salon professionnel (Grand Quai du Port de Montréal)
Journée de formation
Soirée de clôture
Événements privés pour les professionnels à travers l’année (ex. lancements)
Compétences recherchées
Formation pertinente en gestion d'événements, gestion de projets, communications ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
Minimum de sept années d'expérience en production événementielle, production déléguée, responsabilité d’un département événementiel ou d’un événement public ou privé de grande envergure.
Expérience dans l'organisation de salons, foires commerciales ou événements corporatifs et à grand déploiement.
Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités.
Grande autonomie, rigueur et sens de l'initiative.
Souci constant de l'expérience client.
Grande rigueur professionnelle et ponctualité.
Excellentes aptitudes en coordination de multiples intervenants.
Capacité à gérer plusieurs projets simultanément dans un environnement dynamique.
Habiletés marquées en résolution de problèmes et gestion des imprévus.
Intelligence relationnelle, leadership mobilisateur.
Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
Maîtrise des outils collaboratifs (Google Workspace, Asana, ou équivalents).
Maîtrise d’un système de billetterie d’événement à grande échelle, un atout.
CONDITIONS DE TRAVAIL:
Ce que nous offrons
Pourquoi choisir Index-Design?
Poste permanent à temps plein.
Entrée en fonction dès que possible.
Horaire principalement de jour, avec disponibilité requise en soirée et les fins de semaine lors des événements.
Mode de travail hybride selon les besoins opérationnels.
Présence accrue sur les sites pendant les périodes de montage, de tenue des événements et de démontage.
Présence au bureau : 2 jours par semaine min. Le bureau se situe au 6250 rue Hutchison à Montréal.
Salaire concurrentiel, selon l'expérience.
Environnement de travail stimulant, collaboratif et créatif.
Chez Index-Design, nous croyons que les meilleures idées naissent des rencontres. Chaque partenariat que nous développons contribue à mettre en valeur le talent d'ici, à créer des occasions d'affaires et à faire évoluer la culture du design québécois.
Si vous souhaitez évoluer dans un environnement où le développement des affaires rime avec créativité, collaboration et impact, nous serons heureux de faire votre connaissance.
Site web: index-design.ca
DÉPOSER VOTRE CANDIDATURE:
Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir les documents suivants à sandra@index-design.ca avant le 23 août 2026 :
Un curriculum vitæ à jour;
Une courte lettre de motivation.
Index-Design valorise la diversité des parcours et souscrit aux principes d'équité en matière d'emploi. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées et nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, respectueux et propice au développement professionnel.